Das Büro ist überall: Was ist hybrides Arbeiten und wie funktioniert es optimal?

Arbeiten Sie nun auch oft von zu Hause? Dann arbeiten Sie wahrscheinlich hybrid. Aber was ist das genau? Lesen Sie hier, welche Vor- und Nachteile hybrides Arbeiten hat und wie man es am besten umsetzt. Mit praktischem Kanban-Board zum Download.

Die Coronapandemie hat für viele Beschäftigte einen schon vorhandenen Trend verstärkt und beschleunigt. Homeoffice – früher eher die Ausnahme – wurde immer mehr zur Regel.  Viele Berufstätige, die sonst ins Büro gingen oder fuhren, haben sich nun daran gewöhnt, ihre Arbeit vom Unternehmen an den Rechner daheim zu verlegen.

Die fortschreitende Digitalisierung ermöglicht diese neue Form der Arbeit: Eine ständige Online-Verbindung und entsprechende Programme bieten die Grundvoraussetzung für gemeinschaftliches Arbeiten über den Bildschirm und machen die Tätigkeit im Homeoffice, also dem Heimbüro, möglich. Für viele Erledigungen reicht sogar schon ein Smartphone aus.

Die klassische „9-bis-5-Arbeitszeit‟ im Büro verändert sich zu einer flexibleren Arbeitsform. Viele Unternehmen können und möchten aber nicht vollständig auf Präsenzarbeit verzichten. Deshalb stellen viele jetzt auf eine Kompromisslösung, also eine Mischform, um: hybrides Arbeiten.

Was ist hybrides Arbeiten?

Der Begriff „hybrid“ bedeutet, etwas zusammenzuführen oder zu vermischen. Bei der hybriden Arbeit (neudeutsch: Hybrid Work) wird die Berufstätigkeit am Arbeitsplatz im Unternehmen mit der Arbeit von zu Hause oder unterwegs kombiniert.

Mitarbeiter, die sich bisher in Präsenz in Büros oder Tagungsräumen ausgetauscht haben, können dies nun verstärkt als hybride Teams mit Videokonferenzen und Projektverwaltungsprogrammen tun.

Je nach Unternehmen, Arbeitsanforderungen und individuellen Präferenzen entsteht so eine flexiblere Unternehmenskultur. Aber mit den neuen Strukturen entstehen auch neue Herausforderungen.

Hybride Arbeit kann positiven Nutzen für Angestellte, Arbeitgeber und Unternehmen mit sich bringen. Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechenden Arbeitsmodelle mit Bedacht umgesetzt werden. Offene Kommunikation innerhalb der Teams und über Hierarchien hinweg ist dafür unerlässlich.

Im Vorfeld sollten sich alle darüber verständigen, was für jeden Einzelnen funktioniert und was nicht. Da sich manche Schwierigkeiten erst nach einer solchen Umstellung zeigen, sollte es regelmäßig Gelegenheiten geben, bei denen sich die Mitarbeiter austauschen und die neue Situation bewerten. So kann man das neue Modell gegebenenfalls anpassen.

Ortsunabhängig mit Eigenverantwortung: die Vorteile hybrider Arbeit

• Jeder Mensch ist anders. Manche sind fokussierter, wenn sie von zu Hause arbeiten, andere können besser in einem Unternehmensumfeld arbeiten. Den meisten tut Abwechslung gut. Ein hybrides Arbeitsmodell erlaubt es vielen, ihre Produktivität zu optimieren.
• Hybride Arbeit verlangt von Angestellten öfter, selber Entscheidungen zu treffen. Das fördert mehr Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein. Strikte Unternehmenshierarchien werden abgeflacht.
• Die freiere Gestaltung der Arbeitsbedingungen kann zu einer verbesserten Harmonie zwischen Arbeit und Privatleben führen. Das bedeutet zufriedenere Mitarbeiter und damit eine verstärkte Identifikation mit dem Arbeitgeber und der Unternehmenskultur.
• Berufstätigkeit und Familienverpflichtungen lassen sich im hybriden Arbeitsmodell besser verbinden. Mitarbeiter in Elternzeit können sich flexibler wieder eingliedern als bei einer starren Präsenzarbeit.
• Wer daheim bleibt, spart Pendelzeiten, Ausgaben und tut etwas für seine eigene CO2-Bilanz.
• Büroplätze am Firmenplatz werden durch weniger Präsenztage frei und können anderweitig benutzt oder vermietet werden.
• Durch die Arbeitstage im Büro bleibt der Kontakt zu den Teammitgliedern bestehen. Sozialen Räumen wie der Pausenküche oder dem Dachgarten kommt eine stärkere Bedeutung zu.

Wie geht der Versicherungsschutz?

Im Homeoffice gehen berufliche und private Tätigkeiten ineinander über. Wenn sich ein Unfall ereignet, gilt grundsätzlich: Bei Unfällen ohne Bezug zur beruflichen Tätigkeit leistet die gesetzliche Unfallversicherung nicht. Dann ist eine private Unfallversicherung eine gute Idee, um diese Lücke zu schließen.

Allerdings hat der Gesetzgeber im Sommer 2021 nachgebessert, um das Homeoffice der Arbeit im Unternehmen gleichzustellen. Nun ist zum Beispiel der Gang in die Küche, um sich etwas zu trinken zu holen, oder zur Toilette versichert. Auch Unfälle auf dem Weg zwischen Homeoffice und Kita sind versichert.

Neuorientierung und Burn-out-Gefahr: die Herausforderungen hybrider Arbeit

Die Umstellung auf hybrides Arbeiten kann je nach Unternehmen einen großen Aufwand für alle Beteiligten bedeuten. Es muss ein gemeinsames Modell geschaffen werden, das für alle Beteiligten funktioniert. Abläufe müssen an die neuen Gegebenheiten und die Bedürfnisse der Belegschaft angepasst werden. Eine solche Umstellung kann für manche auch Nachteile bedeuten.

• Mails, die auch nach Feierabend beantwortet werden wollen, Videokonferenzen zu später Stunde, keine Pausen, um im Homeoffice nicht als „faul“ zu gelten: Wer nicht aufpasst, kann auch unter scheinbar besseren Bedingungen zunehmend unter Stress geraten und im schlimmsten Fall sogar ein Burn-out-Syndrom erleiden.
• Wer an Bürotagen krank ist und es nicht ins Büro schafft, kann verleitet werden, sich vom Bett aus an den Rechner zu setzen. Das entlastet vielleicht das Unternehmen, verlangsamt aber den Heilungsprozess und ist damit nicht nur ungesund, sondern für beide Seiten unproduktiv.
• Nicht jedes Unternehmen und jeder Arbeitsplatz ist geeignet für hybrides Arbeiten. In manchen erfordern besondere Umstände wie Kundenverkehr oder laufende Produktionen eine Vollzeitpräsenz.
• Mit einem Videokonferenzprogramm ist es oft nicht getan. Hybrides Arbeiten erfordert eine technische Infrastruktur, die sicher ist und für alle Abläufe funktioniert. Hier sind möglicherweise Umstellungen und Mitarbeiterschulungen erforderlich.
• Trotz der Vorteile des hybriden Arbeitens kann es zu sozialen Fallstricken kommen. Gruppenbildung kann entstehen zwischen denen, die häufiger im Büro sind, und denen, die sich vornehmlich digital austauschen.

Die besten Tipps, um hybrides Arbeiten zu verbessern

Vertrauen schaffen und Kommunikation aufrechterhalten

Bei der Umstellung auf Hybridarbeit ist Kommunikation besonders wichtig, da Probleme nicht mehr so oft in den Kaffeepausen gelöst werden können. Offenheit und Transparenz für einen besseren Informationsfluss müssen von der untersten Mitarbeiterebene bis ins obere Management gelten. Auch der Teamzusammenhalt sorgt für zufriedene Mitarbeiter.

Die richtigen digitalen Tools ermitteln

Der Übergang weg vom klassischen Arbeitsmodell ist der beste Zeitpunkt, um die digitale Ausrüstung zu aktualisieren. Zu den Lösungen, die wichtig sind für Teamarbeit über die Bürogrenzen hinaus, gehören Programme fürs Projektmanagement, gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Videokonferenz und Kommunikation sowie zur Zeiterfassung.

Homeoffice-Produktivität steigern

Für sein Heimbüro ist jeder Mitarbeiter selbst verantwortlich. Hier sollte man Wert darauf legen, dass Ablenkungen am Arbeitsort eliminiert werden, eine reibungslose Internetverbindung steht und so gut wie es geht auf papierlose Arbeit umgestellt wird.

Ausgedruckte Unterlagen und Ordner sollten möglichst nicht vom Büro nach Hause und umgekehrt getragen werden, um ein Durcheinander zu vermeiden. Besonders wichtig ist es, klare Grenzen zu schaffen. Wenn Feierabend ist, werden auch der Arbeitslaptop ausgestellt und keine Mails mehr bearbeitet.

Arbeitsplatz im Unternehmen attraktiv gestalten

Die Büroräume sollten so angenehm sein, dass es ein Anreiz für die Mitarbeiter darstellt, den Heimarbeitsplatz zu verlassen. Besonders wichtig ist es hier, die sozialen Räume auszuweiten, damit alle das Gefühl haben, sie können sich jederzeit offen austauschen. Auch Geschäftsführer und Mitarbeiter, die sonst weniger erreichbar sind, sollten im Hybrid-Modell verstärkt darauf achten, die persönliche Bindung mit den Menschen vor Ort zu stärken.

Hybrid: Arbeitsweise der Zukunft

Wo es die Umstände erlauben, ist das hybride Arbeiten ganz klar ein Arbeitskonzept, das in Zukunft immer öfter eingesetzt und die Präsenzkultur erweitern wird. In den letzten Jahren ist das Bedürfnis nach Flexibilität und besserer Harmonie zwischen Haus und Büro immer mehr gewachsen.

Durch die technologischen Möglichkeiten gibt es immer weniger Gründe, warum viele Angestellte jeden Tag ins Unternehmen fahren müssen. Gleichzeitig darf man nicht außer Acht lassen, dass auch Überarbeitung und psychische Probleme auftreten, wenn die Grenzen zwischen Leistungsdruck bei der Arbeit und Privatleben immer weiter aufweichen.